02
2019

Update zur Kassenführung und Kassennachschau

Die Kasse oder Kassenbuchführung  zu verwerfen ist das Lieblingsspiel eines Betriebsprüfers. Geht schnell – sorgt sofort Ergebnisse!

Die OFD (Oberfinanzdirektion) hat in einem Merkblatt die wichtigsten Regeln für eine korrekte Kassenbuchführung zusammengefasst.

Dabei werden aktuelle Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei elektronischen Registrier- bzw. PC-Kassen erläutert und es wird auf Zulässigkeit offener Ladenkassen eingegangen.

Und weil feststeht, wie es geht, haben die Finanzämter zudem die Möglichkeit einer unangekündigten Kassennachschau.

Diese, sowie die verschärften Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse stellen viele Gastronomen vor echte Herausforderungen. Wie soll das überhaupt funktionieren – oder hat man perse verloren?

 

Die Oberfinanzdirektion hat mit Mitteilung vom 22.02.2018 – OFD Karlsruhe, v. 22.02.2018 – Informationen zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ die wichtigsten Punkte für eine ordnungsgemäße Kassenführung zusammengefasst.

Diese sollte jeder „Kassenführer“ kennen und beherzigen. Da diese so wichtig sind und ein Verstoß dagegen bei der nächsten Betriebsprüfung wirklich empfindliche Konsequenzen haben kann, möchte ich zunächst die zu beachtenden Grundsätze nennen:

Es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht für Buchführungspflichtige: Grundsätzlich sind alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen und diese Einzeldaten zehn Jahre aufzubewahren sind.

Nur wenn die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist, also wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft werden, so gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht. Dann können die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. IN AUSNAHMEFÄLLEN!

Wichtig ist, dass die erklärten Betriebseinnahmen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein müssen und der Bargeldbestand täglich zu zählen ist, wobei ein Zählprotokoll nicht zwingend ist.

Darüber hinaus ergibt sich aus den umsatzsteuerlichen Vorschriften eine Einzelaufzeichnungspflicht auch für Einnahmenüberschussrechner. Im Gegensatz zur Aufzeichnung im Kassensystem besteht nicht die Pflicht zur Verbuchung eines jeden Geschäftsvorfalls.

Es reicht aus, gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammenzufassen, sofern die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt.

Ebenfalls ist die Zahlungsart zu erfassen, d.h. nur Barumsätze sind im Kassenbuch festzuhalten. Unbare Zahlungen sind auf separaten Konten abzubilden.

Auch der Einsatz von offenen Ladenkassen ist nach wie vor noch möglich. Es besteht also keine „Registrierkassenpflicht“.

Das richtige Führen einer offenen Ladenkasse ist jedoch mit hohem Aufwand verbunden, da grundsätzlich auch hier die Einzelaufzeichnungspflicht besteht.

Werden elektronische Registrierkassen verwendet, so müssen seit dem 01.01.2017 die verwendeten elektronischen Registrierkassen die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen (u.a. Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten). Diese Daten müssen vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden.

Beachten Sie: Auch das Fehlen von Programmierungsunterlagen oder Protokollen führt zu einem schweren Mangel der Buchführung. Generell gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Dies nur als kleines Repetitorium.

Die Kassennachschau betreffend hat nun auch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Schreiben vom 29.05.2018 erstmalig die schon lange erwarteten Ansichten, über die durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 neu eingeführte Kassennachschau, veröffentlicht.

 

Mehr dazu im nächsten Blog

Antje Bricusse-Gerdes

Kategorisiert in: ,