10
2018

Mitarbeiterverwaltung Digital

Wie geht das überhaupt?

Was muss man beachten?

Wo fängt man eigentlich an?

 

Die Buchhaltung, auch die Lohnbuchhaltung, ist ein Vor-System! Hier werden die Daten verarbeitet, die hinterher in das Hauptsystem (Buchhaltung) fließen und für die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung maßgeblich sind.

Jetzt ist ja bekannt, dass viele Dinge über andere Systeme kontrolliert werden können und auch von der Finanzverwaltung bei Verdacht geprüft werden.

Fakt ist: Sie müssen schließlich für das Hauptzollamt schon wöchentlich Stundenlisten führen, die wiederum spiegeln sich auch in den Bedienerschlüsseln, die in der Registrierkasse Anwendung finden, wieder.

Oder anders ausgedrückt, wenn Ihre Stundenaufzeichnung 5 Stunden einer Servicekraft beträgt, sollte Ihr Bedienerschlüssel auch nur 5 Stunden im System ausweisen.

Weiterhin haben wir eine Sofort-Meldepflicht:

Bedeutet der Mitarbeiter muss sofort gemeldet werden, darf  vorher also auch keine Trainerschulung bekommen haben.

Das sind nur zwei einfache Beispiele, wo Transparenz jetzt schon gesetzlich verankert ist!

 

Aber eigentlich will ich das Thema gar nicht über die Nachweispflicht angehen. Sondern mir geht es im Wesentlichen darum, den Verwaltungskrempel einfach zu reduzieren!

 

Beim Lohn passiert unendlich viel, an doppelten Erfassungen, in der Regel manchmal sogar dreifachen Erfassungen!

 

Sie als Gastronom geben Ihre Daten in Ihr Stunden-Erfassungssystem ein, führen dort die Dienstpläne, machen eventuell Hochrechnungen mit Ihrem System und schicken diese Daten dann am Ende des Monats zur Weiterverarbeitung an die Lohnbuchhaltung.

Dann fängt die Arbeit für die Lohnbuchhaltung an: Es werden die Daten noch einmal abgeschrieben, die erforderlichen Fragebögen angefordert, die Daten und so weiter noch einmal eingegeben. Der Vertrag liegt mal in der Lohnbuchhaltung, mal bei Ihnen, vielleicht auch in dem Hauptzoll-Ordner. Geregelt ist das in den seltensten Fällen konsequent gleichbleibend!

Dann erst werden die Lohnabrechnungen erstellt, die Sie wiederum zugeschickt bekommen und die Sie dann an die Mitarbeiter austeilen und daraufhin den Zahlungsträger in der Bank auslösen. Auch hier oft noch einzeln pro Mitarbeiter, weil ja die Daten im Bankingprogramm schon mal gespeichert sind.

Wenn man diese Prozesse in einem System komplett abbilden würde, z. B. der Arbeitsvertrag direkt bei dem Mitarbeiter, wo der Mitarbeiter seine eigenen Daten eingegeben hat und die Sofortmeldung direkt erstellt wurde, gibt es keine Rückfragen und keine falschen Angaben und das spart richtig viel Zeit! Die Lohnabrechnungen werden direkt per E-Mail an die Mitarbeiter weitergeleitet, der Zahlungsträger selbstverständlich auch als Datei zum Einlesen; dann sind auch alle Lohnüberweisungen identisch mit der Buchung in der Finanzbuchhaltung!

Meines Erachtens nach lassen sich hier mindestens 10 – 20 % des Aufwandes reduzieren!

Es entfällt das leidige Thema „Dienstplan führen“, Vertreterregelungen sind systemisch, Motivation und betriebliche Anweisungen können direkt über das System an den jeweiligen Mitarbeiter weitergegeben werden. Die Kommunikation verbessert sich um Einiges und Schichten haben alle relevanten Unterlagen/Aufgaben auf ihrem Smartphone, Rechner oder was auch immer sie nutzen!

Und der Gastronom muss nur noch bei echten Problemen eingreifen, kann hier aber auch 80 % der Prozesse komplett digital abbilden!

Das wiederum gibt Ihnen auch noch einen super Umkehrbeweis für das Finanzamt, falls da irgendwelche Fragen aufkommen!

 

Ihre

Antje Bricusse-Gerdes

 

 

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