06
2018

Kein Bock auf Buchhaltung?

Kasse in 5 Minuten (finanzamtskonform) erledigen

Der Verwaltungsaufwand in der Gastro nervt meine Mandanten ziemlich. Ich kann das verstehen. Weil die Welt dreht sich nicht nur um die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenzugriffsregelungen) sondern sollte mehr unternehmerisch geprägt sein

Aber

Wenn das Unternehmen langfristig agieren möchte, sollte die Kassenführung A-Priorität für den Unternehmer sein. Am besten delegiert – aber immer Mega Wichtig.

Im Grunde genommen gibt es in der Buchhaltung der Gastronomie zwei große Baustellen, die immer wieder zu tödlichen Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen führen.

Die Kassenführung und die Geldverkehrsrechnung.

Weil die Gastronomen ihre Kasse aber wirklich „schlecht“ führen und da ziemlich angreifbar sind hat das Finanzamt hier noch ein paar Kontrollen „mehr“ eingeführt.

Zu Beginn des Jahres, also zum 1.1.2018 ist die Kassennachschau als Kontrollinstanz hinzugekommen.

Bedeutet: Der Prüfer kommt unangekündigt. Macht einen Kassensturz, zählt das Geld und prüft Deinen Kassenbestand. Stimmt der mit den Datensätzen aus der Kasse überein – geht er und du wirst erst einmal Ruhe haben.

Ist das aber nicht so, wird der ganze Laden geprüft. Und da kommen dann die GoBD zum Tragen.

Aber lange Rede kurzer Sinn:

Ich bin Buchhalter, aber auch ich habe kein Bock die Belege zu verarbeiten. Denn es stimmt, das Verbuchen der Belege ist so richtig eintönig und streckenweise ziemlich langweilig.

Da greift Paretos Gesetz – denn 80% – 90 % der Buchungsbelege sind immer gleich. Bedeutet aber auch: schnell in einen Datensatz umwandelbar.

Das zu wissen macht es wieder spannend und vor allem einfacher.

Seit dem 1.1.2015 gilt das BMF Schreiben zu den GoBD, die sich in der Registrierkassenverordnung vom 1.1.2017 wiederfinden.

Bedeutet auch: wer jetzt noch was schwarz macht, wird einige Erläuterungsschwierigkeiten bekommen.

Aber zurück zu den Einnahmen und der Verarbeitung der Datensätze.

Es gibt zu fast jeder gängigen Registrierkasse eine DATEV Schnittstelle. Die kostet i. d. R. nicht viel. Die muss dann einmalig programmiert werden, also deine Buchhaltungskonten müssen entsprechend in den Stammdaten erfasst werden. Das war es.

Auch noch schön ist, dass der Datensatz dann der Buchhaltung zu 100% entspricht.

Und stimmt das Vorsystem (Kasse) mit dem Hauptsystem (Buchhaltung) überein, dann kann der Prüfer auch nicht mehr meckern und große Sicherheitszuschläge festsetzen

Wichtiger Hinweis:

Aufpassen, bei den Finanzwegen (EC Karte, Kreditkarte usw.); die müssen sauber abgeschlagen sein. Weil sonst ist das Thema „Kassensturzfähigkeit“ wieder ein Thema.

Mit so einem Datensatz (DATEV Datei, ascii, csv usw.)  ist der komplette Einnahmenbereich GoBD konform abgedeckt.

Die Kassenführung besteht allerdings aus 2 Teilen (die Registrierkasse + das Kassenbuch).

Das Kassenbuch und die 5 Minuten-Strategie:

Ich persönlich bin sicher, dass die 5 Minuten für die Kassenführung am Ende des Tages der beste Schutz vor hohen Nachzahlungen ist.

Außerdem kann man die Daten auch als betriebswirtschaftliches Instrument nutzen.

Das allerdings geht nur, wenn du „alle Umsätze“ erfasst. Sonst stimmen deine Zahlen einfach nicht und du kannst keine unternehmerischen Entscheidungen treffen.

Hier zwei mögliche Strategien, wie die Einnahmen in 5 Minuten täglich erfasst und gleichzeitig einer Betriebsprüfung gelassen entgegen gehen kannst.

Variante 1: DATEV Schnittstelle oder ähnliches

Datensatz einlesen, Finanzwege prüfen und entweder

in Kasse Online die täglichen Ausgaben eingeben und dort einen Kassensturz (Kassenzählprotokoll am PC ausfüllen und mit Bestand abgleichen)

 

oder

Variante : Kassenbuchfunktion an der Registrierkasse

  • Ausgaben direkt in der Registrierkasse eingeben und Bestandsentwicklung drucken

Hier sollte dann mindestens 1 x in der Woche ein Zählprotokoll händisch erstellt werden, um die Kassensturzfähigkeit nachzuweisen 😉.

Schön ist dann:

Du hast dann auch gleichzeitig die 24 Stunden Regel dokumentiert.

Auch ganz toll: der Buchhaltungsaufwand ist geringer – und deine Kosten für die Buchhaltung sollte sich nach und nach verringern.

5 Minuten am Tag Kasse und maximale Sicherheit bei einer Betriebsprüfung, dazu klare Zahlen und Zeit fürs Wesentliche.

digitale Grüße aus Hamm

 

Ihr Gastro Tec Team

Antje Bricusse-Gerdes

 

 

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